Cheats zu Microsoft Word 


 Veringerung der Dateigröße von MS Word- Dokumenten :

Deckblatt und Inhaltsverzeichnis ohne Seitenzahl


1) Der einfachste Trick besteht darin, die Schnellspeicherung (unter Extra's -> Optionen -> Speichern) abzuschalten, das Dokument zu speichern und dann die Schnellspeicherung wieder einzuschalten.

Bei der Schnellspeicherung werden nämlich nur die Änderungen des Dokumentes an selbiges angehängt. Somit wird das Dokument stark fragmentiert und gelöschte Teile nur als solche markiert. Löscht man also Teile, so wird die Datei nicht kleiner, sondern größer !!!

Durch das einmalige Speichern ohne die Schnellspeicher-Option wird das Dokument aufgeräumt und hat danach wieder die normale Größe.

Leider funktioniert dies nicht mit der neuesten Version von Word (Word 97). Bei dieser Version muß man das Dokument entweder unter neuem Namen speichern oder einmal ausdrucken. Unbestätigten Meldungen zufolge reicht es auch aus, das Dokment nur an den Druckerspooler zu senden, aber nicht auszudrucken. dies könnte man erreichen, indem man den Drucker anhält (Einstellungen -> Drucker -> entsprechenden Drucker doppelklicken -> Drucker -> Drucker anhalten) und den Druckauftrag anschließend löscht.

2) Word hat leider die Angewohnheit, nach dem Einbinden von Grafiken die Dateigröße ins gigantische anwachsen zu lassen.

Um dies zu verhindern, darf man die Grafiken nicht mit Copy'n Paste oder Drag'nDrop in das Dokument einbinden. Man sollte die Grafik über Einfügen -> Grafik einbinden. Dort muß man dann die Option 'Mit Datei verknüpfen' aktivieren und die Option 'Mit Dokument speichern' deaktivieren. Damit wird die Grafik nur mit dem Dokument verknüpft, nicht mit diesem gespeichert. Das Dokument hat danach wieder eine normale Größe.

Bei einem kleinen Test schrumpfte mein Dokument mit 18 Seiten und 10 Grafiken von 13,8 MB auf 60 kB !!!!!. Dazu kommen dann die Grafiken, die ja jetzt extra abgelegt sind. Damit kommen nochmal 200 kB dazu. Macht dann zusammen 260 kB oder eine Differenz von ca. 13,5 MB !!!!!!!!!!!


Dies hat leider zwei Nachteile:
Werden die Grafiken auf diese Art mit dem Dokument verknüpft, so trägt Word den absoluten Pfad ein (z.B. c:\\Eigenen Dateien\\Projekt1\\Grafik1). Die doppelten Backslash's sind kein Schreibfehler, sondern werden von Word so verlangt :-( Dies kann man sich ansehen, wenn man die Feldfunktion ausschaltet.

Verschiebt man nun das Dokument, so findet Word natürlich die Grafiken nicht mehr. Um dies zu umgehen muß man aus den absoluten Pfaden relative machen. Dazu ruft man über -> Bearbeiten -> Ersetzen das Ersetzen-Fenster auf und ersetzt den absoluten Pfad (c:\\Eigene Dateien\\Projekt1\\) durch den relativen (..\\..\\).
Damit findet Word die Grafiken wieder, solange sie sich im gleichen Verzeichniss wie das Dokument befinden.

Zum Anderen kann es beim Öffnen des Dokumentes passieren, das Word die Grafiken nicht mehr findet (Fehler beim Aktualisieren!), obwohl sie sich immer noch an der gleichen Stelle befinden.
Man kann diesen Fehler beseitigen (leider nicht dauerhaft, dafür sind die Microsoft-Programmier zu gut ;-)), indem man an der Stelle der nicht gefundenen Grafik so tut, als ob man an diese Stelle eine neue Grafik einfügen will (Einfügen -> Grafik), den Pfad zur eigentlichen Datei nachgeht. Dort klickt man diese Datei einmal! an und bricht diesen Vorgang ab!!
Schon aktualisieren sich alle! Grafiken wie von selbst.

Deckblatt und Inhaltsverzeichniss ohne Seitenzahl:

Dazu muß man nach dem Deckblatt und dem Inhaltsverzeichniss, oder den dafür vorgesehenen Seiten, einen Abschnittswechsel mit Seitenumbruch (Einfügen -> manueller Wechsel -> Abschnittswechsel auf die nächste Seite) einfügen.

Hinter diesen Abschnittswechsel gehen, dort Seitenzahlen einfügen (Einfügen -> Seitenzahl) und dabei darauf achten, daß der Button [Wie vorheriger Auschnitt] nicht gedrückt ist.